Computer Based Information System (CBIS)

Computer Based Information System (CBIS) atau Sistem Informasi Berbasis Komputer merupakan suatu sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan. Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer. Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan basis komputer. Berikut penjelasan masing-masing istilah tersebut. [sumber]

Data

Berikut adalah tiga pengertian Data dari sudut pandang yang berbeda-beda:

• Menurut berbagai kamus bahasa Inggris-Indonesia, data diterjemahkan sebagai istilah yang berasal dari kata “datum” yang berarti fakta atau bahan-bahan keterangan
• Dari sudut pandang bisnis, terdapat pengertian data bisnis sebagai berikut: “Business data is an organization’s description of things (resources) and events (transactions) that it faces”. Jadi data, dalam hal ini disebut sebagai data bisnis, merupakan deskripsi organisasi tentang sesuatu (resources) dan kejadian(transactions) yang terjadi.
• Pengertian yang lain mengatakan bahwa “data is the description of things and events that we face”. Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi.

Jadi data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi.

Informasi

Berikut juga akan disampaikan pengertian informasi dari berbagai sumber:

• Menurut Barry E. Cushing dalam buku Accounting Information System and Business Organization, dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang menunjukkan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya.
• Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya Management Informations System : ConceptualFoundations, Structures, and Development menyebut informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan.
• Menurut  John Dearden dan Robert N. Anthony dalam buku Management Control Systems, menyebut informasi sebagai suatu kenyataan, data, item yang menambah pengetahuan bagi penggunanya.
• Menurut Mark G. Simkin dan Stephen A. Moscove dalam bukunya Accounting Information Systems : Concepts and Practise mengatakan informasi sebagai kenyataan atau bentuk-bentuk yang berguna yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis.

Dari keempat pengertian dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya serta menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.

Sistem Informasi

Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya.

Berbasis Komputer

Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer.

Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer. [sumber]

KOMPONEN CBIS

HARDWARE, adalah computer equipment used to perform input, prossesing and output activitas.Dalam bahasa indonesia berarti perangkat komputer yang melalkukan pemasukan data, pemrosesan dan mengeluarkan data.

SOFTWARE, adalah computer programs that govern the operation of the computer. Dalam bahasa indonesia yang berarti program komputer yang mengatur segala macam pengoprasian komputer.

DATA BASE, adalah an organized collection of fact and rules for using the CBIS. Berarti, dalam menggunakan information, typically consisting of two or more related data files. Dalam bahasa indonesiannya berarti, fakta atau informasi yang terorganisasi, dan biasannya terdiri dari dua atau lebih file data yang saling berhubungan.

PEOPLE, adalah the most important element in most computer based information systems. Yang berarti unsur yang paling penting dalam isitem informasi berbasis komputer.

PRODUREST, adalah include yhe stategis, policies, methods, and rules for using the CBIS. Berarti dalam menggunakan CBIS harus meliputi strategi, kebijakan, metode dan aturan. [sumber]

FUNGSI CBIS

1. Mengahasilkan informasi yang cepat, akurat dan dapat dipercaya
2. Menambah penghasilan (dalam perusahan berbasis ekonomi)
3. Menghemat waktu (time saving), biaya (cost saving) dan tenaga
4. Peningkatan efektivitas, pengembangan teknologi, dan pengembangan personel
5. Meningkatkan kreativitas.

Electronic Data Processing

Pemrosesan data elektronik (Inggris: electronic data processing disingkat EDP) adalah metode dalam suatu pemrosesan data komersial. Sebagai bagian dari teknologi informasi, EDP melakukan pemrosesan data secara berulang kali terhadap data yang sejenis dengan bentuk pemrosesan yang relatif sederhana. Sebagai contoh,pemrosesan data elektronis dipakai untuk pemutakhiran (update) stock dalam suatu daftar barang (inventory), pemrosesan transaksi nasabah bank, pemrosesan booking untuk tiket pesawat terbang, reservasi kamar hotel, pembuatan tagihan untuk suatu jenis layanan, dll. Selain itu, Pengertian Electronic Data Processing ( EDP ) secara umum adalah penggunaan metode automatis dalam pengolahan data komersil. Biasanya penggunaan edp ini relatif simple, aktivitas yg berulang untuk memproses informasi dalam jumlah yg besar. Misalnya : update stok barang untuk dimasukkan ke dalam inventaris, transaksi banking untuk dimasukkan ke dalam account dan master file pelanggan, booking dan pemesanan tiket ke system reservasi maskapai penerbangan, dll. 

5 rangkaian kegiatan komputer dalam kegiatan pengolahan data:

1. Inputing
2. Processing
3. Outputing
4. Print out
5. Controlling [sumber]

Sistem Informasi Manajemen

Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Manajemen sendiri mencakup proses perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, pengarahan, dan lain-lain, dalam suatu organisasi. Sedangkan, informasi dalam satu organisasi adalah data yang diolah sedemikian rupa sehingga memiliki nilai dan arti bagi organisasi.

Dengan ini, dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sistem yang mengolah serta mengorganisasikan data dan informasi yang berguna untuk mendukung pelaksanaan tugas dalam suatu organisasi.

Perkembangan Sistem Informasi Manajemen

Pada awal perkembangan komputerisasi informasi, komputer belum mempunyai program yang berjalan secara otomatis, melainkan hanya menjalankan komando yang dimasukkan secara manual ke dalam komputer. Setelah tahun 2000’an, sistem informasi manajemen mulai berkembang sebagai satu sistem yang terintegrasi pada berbagai induk perusahaan dan cabang-cabangnya.

Sistem tersebut kemudian dibentuk dalam sistem informasi berbasis komputer (Computer Based Information System). Hingga kini, sistem informasi berjalan secara terintegrasi dan berjalan secara otomatis.

SIM sendiri mempunyai elemen-elemen fisik yang dibutuhkan untuk kelancaran sistem yang digunakan, yaitu perangkat keras komputer, perangkat lunak, yaitu perangkat lunak sistem umum, perangkat lunak terapan umum, serta program aplikasi.

Selanjutnya, dalam SIM terdapat database dan prosedur pelaksanaan sistem manajemen perusahaan dan tentunya, petugas yang mengoperasikan semua sistem tersebut.

Fungsi Sistem Informasi Manajemen

Fungsi utama diterapkannya sistem infomasi manajemen dalam suatu organisasi adalah sebagai berikut:

1. Mempermudah pihak manajemen untuk melakukan perencanaan, pengawasan, pengarahan dan pendelegasian kerja kepada semua departemen yang memiliki hubungan komando atau koordinasi dengannya.
2. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas data yang tersaji akurat dan tepat waktu.
3. Meningkatkan produktifitas dan penghematan biaya dalam suatu organisasi.
4. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia karena unit sistem kerja yang terkoordinir dan sistematis. [sumber]

Otomatisasi Kantor

Sejak permulaan pengolahan kata (word processing),tekhnologi-tekhnologi lain telah diterapkan untuk pekerjaan kantor,dan semuanya dikenal sebagai otomatisasi kantor.Otomatisasi kantor (office automation),atau OA,mencangkup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan.

Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.

Sistem Elektronik Formal dan Informal.

Beberapa sistem OA direncanakan secara formal,dan mungkin didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis.Sistem formal ini diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi,mirip dengan SIM.

Namun sebagian besar sistem OA tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis.Sistem-sistem OA informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri,mirip dengan DSS.

Komunikasi Informasi

Kata kunci yang membedakan OA dari subsistem CBIS lain adalah komunikasi.OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi,baik lisan maupun tertulis.

Pengguna Otomatisasi Kantor

OA digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor.Pada dasarnya ada 4 kategori pemakai:

1. Manajer, adalah orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan,terutama sumber daya manusia.
2. Profesional,tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
3. Pekerja terdidik,manajer dan profesional secara bersama bmenyumbangkan keahliannya pada kegiatan mereka masing-masing yaitu dengan memberikan ilmu pengetahuan yang mereka punya.
4. Sekretaris, bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
5. Pegawai administratif,melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.

Model Otomatisasi Kantor

Segala bentuk informasi yang dikumpul;kan dari sistem fisik perusahaan pada bagian bawah model seperti halnya sistem informasi akuntasi mengumpulkan datanya.Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis komputer seperti pengolahan kata,surat elektronik,dan konferensi komputer.Aplikasi berbasis komputer memungkinkan pemecah masalah saling berkomunikasi dengan menggunakan komputer mereka.

Tujuan OA masa kini

• Pendapatan yang Lebih Tinggi versus Penghindaran Biaya.Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
• Pemecahan masalah Kelompok.Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
• Pelengkap – Bukan Pengganti.Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.

Aplikasi Otomatisasi Kantor

• Pengolahan Kata Adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang ditik atau dicetak.
• Surat elektronik,Dikenal sebagai E-mail, adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan deengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan
• Voice mail,Hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan mengucapkannya kedalam telepon. Telepon juga digunakan untuk mengambil pesan-pesan yang telah dikirimkan. Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil. Tiap pemakai mempunyai voice mailbox dalam penyimpanan sekunder, dan peralatan khusus mengubah pesan audio ke dan dari bentuk digital.
• Kalender elektronik Adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Cara kerjanya mirip seperti organizer. Manajer atau sekretaris dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan dan menelaah kalender itu dengan menggunakan keyboard. Konfigurasi peralatannya sama dengan e-mail. Biasanya perangkat lunak e-mail menyertakan kemampuan kalender elektronik
• Konferensi Audio Adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi. Telepon koferensi (conference call) merupakan bentuk pertama konferensi audio dan masih digunakan. Konferensi audio tidak memerlukan komputer, hanya melibatkan fasilitas komunikasi audio dua arah.
• Konferensi video Adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geogrrafis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. Seperti konferensi audio, konferensi video tidak memerlukan komputer [sumber]

Expert System

Sistem pakar (expert system) adalah sistem yang berusaha mengadopsi pengetahuan manusia ke komputer, agar komputer dapat menyelesaikan masalah seperti yang biasa dilakukan oleh para ahli, dan sistem pakar yang baik dirancang agar dapat menyelesaikan suatu permasalahan tertentu dengan meniru kerja dari para ahli (Kusumadewi, 2003:109).

Sistem pakar pertama kali dikembangkan oleh komunitas AI pada pertengahan tahun 1960. Sistem pakar yang muncul pertama kali adalah General Purpose Problem Solver (GPS) yang dikembangkan oleh Newel & Simon (Turban, 1995).

Sistem pakar adalah suatu sistem komputer yang bisa menyamai atau meniru kemampuan seorang pakar. Pakar yang dimaksud disini adalah orang yang mempunyai keahlian khusus yang dapat menyelesaikan masalah yang tidak dapat diselesaikan orang awam. Contohnya dokter, mekanik, psikolog, dan lain-lain.

Tujuan Sistem Pakar 

Sistem pakar (expert system) sendiri merupakan paket perangkat lunak atau paket program komputer yang ditujukan sebagai penyedia nasihat dan sarana bantu dalam memecahkan masalah di bidang-bidang spesialisasi tertentu seperti sains, perekayasaan, matematika, kedokteran, pendidikan dan sebagainya. Sistem pakar merupakan merupakan subset dari Artificial Intelegence (Arhami, 2005).

Pada dasarnya sistem pakar diterapkan untuk mendukung aktivitas pemecahan masalah. Beberapa aktivitas pemecahan masalah yang dimaksud seperti (Lestari, 2012):

1. Interpretasi. Membuat kesimpulan atau deskripsi dari sekumpulan data mentah. Pengambilan keputusan dari hasil observasi, termasuk pengenalan ucapan, analisis citra, interpretasi sinyal, dll. 
2. Prediksi. Memproyeksikan akibat-akibat yang dimungkinkan dari situasi-situasi tertentu. Contoh: prediksi demografi, prediksi ekonomi, dll. 
3. Diagnosis. Menentukan sebab malfungsi dalam situasi kompleks yang didasarkan pada gejala-gejala yang teramati diagnosis medis, elektronis, mekanis, dll. 
4. Perancangan (desain). Menentukan konfigurasi komponen-komponen sistem yang cocok dengan tujuan-tujuan kinerja tertentu yang memenuhi kendala-kendala tertentu. Contoh: perancangan layout sirkuit, bangunan.
5. Perencanaan. Merencanakan serangkaian tindakan yang akan dapat mencapai sejumlah tujuan dengan kondisi awal tertentu. Contoh: perencanaan keuangan, militer, dll. 
6. Monitoring. Membandingkan hasil pengamatan dengan kondisi yang diharapkan. Contoh: computer aided monitoring system. 
7. Debugging. Menentukan dan menginterpretasikan cara-cara untuk mengatasi malfungsi. Contoh: memberikan resep obat terhadap kegagalan. 
8. Instruksi. Mendeteksi dan mengoreksi defisiensi dalam pemahaman domain subjek. Contoh: melakukan instruksi untuk diagnosis dan debugging.
9. Kontrol. Mengatur tingkah laku suatu environment yang kompleks. Contoh: melakukan kontrol terhadap interpretasi, prediksi, perbaikan dan monitoring kelakukan sistem. [sumber]